ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ.

Особое положение в сфере вопросов, связанных с материальной ответственностью в организациях любой сферы деятельности, занимают кассовые операции.

Документальное оформление операций с наличными денежными средствами в настоящее время регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. кассовые операции оформляются унифицированными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Прием наличных денег в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (ф. №КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным руководителем.

О приеме денег выдается квитанция к приходному ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога НДС».

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат составления.

Выдача наличных денег из касс предприятия производится по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или надлежаще оформленным другим документом (платежным ведомостям и т.д.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходных ордерах не требуется.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта и т.д.), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем когда выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы и расписываются в соответствующей графе. Однако в последнем случае запись данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющим кассовый ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени отчества лица получателя денег указывается ФИО лица, которому доверено получать деньги. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает запись «По доверенности».

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда, а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1.                            в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не выплачены указанные суммы, поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»

2.                            составить реестр депонированных сумм

3.                            в конце каждой ведомости сделать надпись о фактически выплаченных, подлежащих депонированию суммах, и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «деньги по ведомости выдавал подпись». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

4.                            записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № ______».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления.

В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных документов «ф. № КО-3).

При получении приходных и расходных ордеров кассир обязан проверить:

1.                            наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере – разрешительной подписи руководителя

2.                            правильность оформления документов

3.                            наличие перечисленных в документах приложений

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные ордера немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными ордерами, считаются излишками и зачисляются в доход предприятия.

Главный кассир перед началом работы выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. №КО-5.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в суммах, принятых по приходным документам, и сдать остаток и кассовые документы по произведенным операциям главному кассиру под расписку с указанием в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры должны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассиром сумках, пакетах и других упаковках главному кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

Порядком ведения кассовых операций устанавливаются правила представления отчетности кассиров о наличии и движении денежных средств в кассе организации. согласно Порядку все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге ф.- № КО-4. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей, одна из них (с горизонтальными линиями) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линий) заполняется как второй экземпляр с обеих сторон под копирку. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй  отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а последним за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы « Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (п.32-36) устанавливается, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение полученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др..) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

 На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяется все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Напомним, что критерии отнесения организации к малым предприятиям (субъектам малого предпринимательства) устанавливаются Законом РФ от 14.06.95 № 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ».

Согласно названному Закону под субъектами малого предпринимательства понимаются коммерческие организации, в уставном капитале которых доля участия РФ, субъектов РФ, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25%, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25% и в которых средняя численность работников за отчетный период не превышает установленных Законом предельных уровней.