Заполнение трудовых книжек

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позд­нее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде ра­боты у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работ­нику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от полу­чения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уве­домление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать со­гласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи тру­довой книжки (статья 62 ТК РФ).

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обя­зан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в ор­ганизации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• основания прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключе­нием случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вно­сятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании доку­мента, подтверждающего работу по совместительству.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового дого­вора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального зако­на и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.

Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначны­ми). Например, если работник принят на работу 5 января 1999 г., в графе 2 трудовой книжки записывается: "05.01.1999".

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, черни­лами черного, синего или фиолетового цвета или печатаются на машинке.

С каждой записью,  вносимой  на основании  приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о ра­боте, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощре­ниях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому мес­ту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

В случае необходимости администрация предприятия выдает рабочим и служащим по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, лик­видировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидиро­ванное предприятие.

Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную ра­боту, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответство­вать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производятся на основании других докумен­тов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправ­ления внесенных ранее записей.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведе­ния о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недействительна. При­нят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись за № таким-то недействительна, уволен..." и указывается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по прось­бе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На пер­вой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубли­кат" и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат.