ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ С МАТЕРИАЛАМИ

6.1. Общие положения

Необходимыми предпосылками действенного контроля за со­хранностью материалов являются:

наличие должным образом оборудованных складов или площа­док (для материалов открытого хранения);

размещение материалов по отдельным группам (типам, сортам, размерам и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность бы­строй их приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материалов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящихся здесь материалах;

оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспече­ние их периодического переосвидетельствования и клеймения;

установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск ма­териалов (заведующих складами, кладовщиков и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей;

определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения на вывоз с предприятия материальных ценностей.

Для обеспечения рациональной организации учета материалов целесообразно применять номенклатуры-ценники, в которых мате­риалы систематизируются по основным учетным группам с при­своением каждому наименованию материалов условных цифровых обозначений - номенклатурных номеров.

Количество знаков в номенклатурных номерах должно быть ми­нимальным, что облегчает проставление их в первичной документа­ции и учетных регистрах, а также перенос на магнитные носители информации.

6.2. Документальное оформление поступления материалов

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и от­пуском материалов, оформляются соответствующими первичными документами, формы которых утверждены Постановлением Гос­комстата России от 30.10.97 № 71-а.

Сдача грузов, доставленных уполномоченными лицами на пред­приятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на транспортном документе или на сопроводительном документе поставщика.

Все поступившие материалы должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах, и своевре­менно приходоваться на склад.

Материалы должны быть оприходованы в соответствующих единицах измерения (по массе, объему, счету и т.п.). Если материал поступает в одной единице измерения (по массе), а расходуется по другой (по счету), то его оприходование и отпуск должны отражать­ся в документах и регистрах аналитического учета одновременно в двух единицах измерения.

Приемка и оприходование материалов, поступающих от по­ставщиков, оформляются путем составления приходных ордеров (ф. № М-4), выписываемых на основании сопроводительных доку­ментов поставщиков. Приходный ордер составляет материально от­ветственное лицо в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад с указанием фактически принятого количества материалов по каждому номенклатурному номеру, учетной цены и суммы. Гра­фа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

При отсутствии расхождений между видами материалов по до­кументам поставщика и номенклатурными позициями их в соответ­ствии с действующей на предприятии номенклатурой-ценником приемка может оформляться проставлением на сопроводительных Документах штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизи­ты, что и в приходном ордере. При перевозке грузов автотранспор­том штамп проставляется на товарно-транспортной накладной, по­лучаемой от грузоотправителя.

При установлении несоответствия поступивших материалов ас­сортименту, качеству и количеству, указанным в документах по­ставщика, составляется акт о приемке материалов (ф. № М-7). Он является юридическим основанием для предъявления претензий по­ставщику или отправителю.

Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии с обяза­тельным участием материально ответственного лица и представите­ля поставщика или представителя незаинтересованной организации. Акт с приложением документов (транспортных накладных и др.) передают: один экземпляр в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой экземпляр прилагают к претензионному письму поставщику. Графа «Номер паспорта» за­полняется только в случаях обнаружения расхождений при оформ­лении хозяйственных операций по поступлению материальных цен­ностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

При наличии акта о приемке материалов приходный ордер не составляется.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) составляется также при поступлении материалов без сопроводительных документов.

Поступление на склад материалов из других структурных подраз­делений (от других материально ответственных лиц организации) оформляется выписыванием требования-накладной (ф. № М-11) в двух экземплярах. Данный документ составляет материально ответ­ственное лицо структурного подразделения, сдающего материаль­ные ценности. Один экземпляр требования-накладной служит пере­дающему складу основанием для списания ценностей, а второй -принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же, накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также операции по сда­че отходов и брака. Накладную подписывают материально ответст­венные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бух­галтерию для учета движения материалов.

Для оформления оприходования материальных ценностей, полу­ченных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ или продаже, составля­ется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35). Акт составляется в трех экземплярах комиссией.

6.3. Документальное оформление отпуска материалов

Материальные ценности отпускаются со складов на производст­венные и хозяйственные нужды и для выполнения ремонтных и строительных работ.

Утвержденные руководителем организации и согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со склада материалы, а также образцы их подписей долж­ны быть сообщены соответствующему заведующему складом.

Для обеспечения возможности контроля за рациональным расхо­дованием материалов целесообразно устанавливать лимиты их отпус­ка на основании предварительного нормирования расходования.

При наличии лимитов отпуска материалов систематически ис­пользуемых при изготовлении продукции оправдательным докумен­том для списания их со склада является лимитно-заборная карта (ф. № М-8). Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземп­лярах на одно наименование материалов (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подраз­делению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Материально ответственные лица склада и структурного подразде­ления, получившего материалы, расписываются в обоих экземпля­рах лимитно-заборной карты.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов мате­риалов другими допускается только после разрешения руководителя организации или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его устанавливать.

После использования лимита лимитно-заборные карты сдают в бухгалтерию.

По лимитно-заборной карте может вестись также учет материа­лов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких Дополнительных документов не составляется.

Для сокращения количества первичных документов можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (ф. № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Лимит отпуска можно указать в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кла­довщик.

Если лимиты отпуска материалов не устанавливаются, отпуск оформляется требованиями-накладными (ф. № М-11); получатели материалов заполняют графу «Затребовано», а материально ответст­венные лица - графу «Отпущено».

Для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории (внутри­фирменный отпуск), или сторонним организациям применяется на­кладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15). Накладную выписывают в двух экземплярах, первый их которых передают складу, второй - получателю материалов. Отпуск на сторону произ­водится при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей.

6.4. Особенности документального оформления операций с малоценными и быстроизнашивающимися предметами

Выбытие МБП может оформляться, в частности, следующими документами:

Акт выбытия МБП (ф. № МБ-4), который применяется для оформления поломки и утери МБП, составляется в двух экземпля­рах: один остается в структурном подразделении, а второй сдается в бухгалтерию. При предъявлении акта выбытия работнику взамен негодного или утерянного предмета выдается годный. Об этом дела­ется запись в карточке учета МБП (ф. № МБ-2). Акты выбытия впо­следствии прикладываются к актам на списание (ф. № МБ-8).

Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохра­нительных предметов в индивидуальное пользование (ф. № МБ-7), применяется для учета выдачи вышеуказанных предметов в индиви­дуальное пользование (при автоматизированной обработке учетных данных). Заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурно­го подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, вто­рой остается у кладовщика.

 Акт на списание МБП (ф. № МБ-8) применяется для оформле­ния списания изношенных и непригодных для дальнейшего исполь­зования МБП. Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов на склад (в кладовую) для утиля акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию.

Акт о бое, ломе и утраты посуды и приборов (ф. № ОП-8) при­меняется в организациях общественного питания для оформления возникшего по тем или иным причинам боя, лома и утраты столо­вых посуды и приборов.

Для учета МБП, выданных под расписку работнику для длительного пользования, применяется карточка учета МБП (ф. № МБ-2), которая заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы.

В организациях общественного питания для учета столовой посуды и приборов применяется журнал учета столовой посуды и приборов, выдаваемых под отчет работникам организации (ф. №ОП-19). Он ведется лицом, ответственным за сохранность столовой посуды и приборов (заместителем директора, распоряди­телем зала, бригадиром официантов и т.д.). Журнал подписывается материально ответственным лицом и работниками, которым выда­ется под отчет столовая посуда и приборы.

В организациях общественного питания составляется также ве­домость учета движения посуды и приборов (ф. № ОП-9). В ней по каждому наименованию посуды и приборов отражается остаток на начало отчетного периода, поступление, выбытие (в том числе по видам) и остаток на конец отчетного периода. Ведомость составля­ется материально ответственным лицом в двух экземплярах. Один экземпляр ее сдается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица.