Документальное оформление товарных потерь.

При перевозке, хранении и реализации товаров возникают потери, которые делятся на два вида: нормируемые и ненормируемые.

Нормируемые, или планируемые, потери связаны с изменением физико-химических свойств товаров (естественная убыль, потери от боя товаров в стеклотаре, завес тары и т.д.), психологией людей (потери в магазинах самообслуживания и с открытой выкладкой) и действием других факторов. Вследствие объективного характера вышеуказанные потери нормируются, т.е. устанавливаются их предельные размеры (нормы).

В настоящее время действуют нормы естественной убыли продовольственных товаров, разработанные Всесоюзным научно-исследовательским институтом торговли и систем управления и Украинским научно-исследовательским институтом торговли и общественного питания, согласованные с Минфином СССР и утвержденные приказом Минторга СССР от 02.04.87. № 88 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкции по их применению». Эти нормы разработаны, в частности, для товаров в розничной сети, на складах и базах, а также транспортируемых автомобильным и гужевым транспортом и др. кроме того, указанным приказом установлены нормы потерь от боя стеклянной тары с пищевыми товарами при перевозке, а также при хранении на складах и в розничной торговле, нормы потерь от боя и щербления стеклянной порожней тары при приеме, хранении и отпуске на тарных складах, в розничной торговой сети, при погрузке в железнодорожные вагоны (баржи), при транспортировании автомобильным и гужевым транспортом.

Ненормируемые потери являются главным образом результатом бесхозяйственности: порча товаров, недостачи, растраты,, хищения и т.п.

Потери товаров вследствие естественной убыли. Естественная убыль – это потери товаров, обусловленные их физико-химическими свойствами (усушка, утруска, распыл и т.д.). их нормируют, т.е. на каждый товар устанавливают норму убыли (в процентах).

Нормы естественной убыли при перевозках зависят от вида ценностей и транспорта, расстояния перевозки, времени года и других факторов.

Сумму потерь при перевозках вследствие естественной убыли определяют путем нахождения нормы убыли от стоимости каждого вида товара (в некоторых случаях – от их массы). Данные нормы применяются только в том случае, если при приемке товаров будет выявлена их недостача.

Если при выдаче груза грузополучателю выявлена недостача товаров в пределах норм естественной убыли, представитель транспорта обязан сделать в транспортном документе соответствующую отметку. Если недостача ценностей, выявленная при приемке, превышает установленные нормы, составляется соответствующий акт. Стоимость недостающих товаров сверх вышеуказанных норм должна быть взыскана с виновников.

Нормируемые потери при перевозке (но не больше суммы недостачи, выявленной при приемке ценностей от органов транспорта) списывают обычно за счет грузополучателя.

Нормы естественной убыли при хранении и продаже товаров зависят от различных факторов: климатической зоны, условий хранения и др.

Нормы естественной убыли не применяют по товарам, которые принимают и отпускают без взвешивания (счетом единиц или по массе, указанной на таре), а также списаны по актам о порче, бое, ломе, штучным товарам.

Величину потерь вследствие естественной убыли (Е) определяют по формуле Е=Т*Н:100, где Т – стоимость (масса) проданного (отпущенного) товара, Н- норма естественной убыли в %. 

Товарные потери при хранении и продаже вследствие естественной убыли списывают только в том случае, если при инвентаризации будет выявлена недостача товаров, при этом исходят из установленных норм, но не больше суммы недостачи, выявленной при инвентаризации.

Пример.

На складах нормы естественной убыли зависят от сроков хранения товаров.

Хранение товаров в организациях торговли может быть организовано партионным или сортовым способом.

При партионном способе хранения товаров срок хранения исчисляют по партионной карте исходя из даты поступления товара и даты отпуска.

При сортовом способе хранения товаров средний срок хранения (С) определяют по формуле С=О:Р, где О – средний суточный остаток товара за период между инвентаризациями, Р – однодневный оборот товара за межинвентаризационный период.

Средний суточный остаток товара рассчитывают по формуле О = Оⁿ : n, где О - остатки товаров за каждый день хранения, n – число дней в межинвентаризационнный период.

Однодневный оборот исчисляется по формуле Р=Т:n, где Т - оборот по складу за межинвентаризационный период.

Пример. На складе, расположенном в первой зоне, проведена инвентаризация варено-копченой колбасы по состоянию на 15 апреля. Предыдущая инвентаризация была проведена 11 октября, т.е. межинвентаризационный период составил 180 суток.

Поступление, отпуск и остатки колбасы на основании данных учета составили , кг:

Средний суточный остаток - 950 (171050/180)

Однодневный оборот – 230 (41420/180)

Средний срок хранения – 4 суток (950/230)

Норма естественной убыли колбасы при сроке хранения 4 суток – 0,086%.

Предельный размер естественной убыли колбасы при обороте 41420 кг и четырехсуточном сроке хранения составит 35,6 кг (41420*0,086/100).

В розничной торговле оборот по реализации отдельных видов товаров непосредственно выявить, как правило, невозможно, поскольку аналитический учет товаров по видам обычно не ведут. Поэтому оборот по реализации того или иного товара за межинвентаризационный период определяют расчетным путем на основе показателей товарного баланса: ЗН+П=Р+В+ЗК,  где ЗН – остаток товара на начало межинвентаризационного периода, П – поступило товара за этот период, В – выбыло за этот период, ЗК – остаток на конец периода

Определив оборот по реализации того или иного товара за межинвентаризационный период и умножив его на норму естественной убыли, получим сумму естественной убыли по данному товару. Рассчитав сумму по каждому товару, определим общую сумму естественной убыли по всем товарам, реализованным за межинвентаризационный период.

Естественная убыль может быть рассчитана также следующим образом:

1.                              естественная убыль на остаток товаров на начало межинвентаризационного периода

2.                               естественная убыль на поступившие товары за период

3.                              естественная убыль на выбывшие товары

4.                              естественная убыль на остаток товаров на конец периода

5.                              естественная убыль на товары, реализованные за период (1+2-3-4).

Потери при подготовке товаров к продаже в розничной торговле. В соответствии с Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.01.98. № 55, некоторые товары до поступления в торговый зал должны быть подготовлены к продаже (освобождены от тары, бумажной обертки и т.п.). при этом возникают отходы, которые подлежат списанию.

Вышеуказанные отходы приходуют за минусом отходов по установленным нормам (колбасу без веревок, битую птицу без бумаги и т.п.). величину отходов рассчитывают непосредственно в приходных документах. Эти отходы списывают или за счет дополнительной скидки поставщика, или за счет торговой организации (в зависимости от условий договора поставки). Некоторые отходы (кости окороков, головы и т.п.) реализуют по ценам, устанавливаемым торговой организацией.

При подготовке к продаже весового животного масла и маргарина их зачищают от верхнего пожелтевшего слоя. Эти зачистки обычно сдают на переработку, перерабатывающие организации оплачивают их по ценам, устанавливаемым по договоренности.

Порядок списания потерь при подготовке товаров к продаже определен п.2.13. Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденных Комитетом РФ по торговле 20.04.95 №1-550/32-2, где указано, что в состав издержек обращения торговой организации включаются «нормируемые отходы, образующиеся при подготовке к розничной продаже колбас, мясокопченостей и рыбы чистой массой  (весом), потери от зачистки сливочного масла, крошения карамели обсыпной и сахара-рафинада».

Завес тары. При оприходовании некоторых товаров, поступивших в таре, массу нетто целесообразно определять путем взвешивания товаров без тары. В таких случаях массу нетто товаров определяют путем вычитания из массы брутто массы тары по маркировке. После продажи таких товаров освобожденную тару взвешивают, и при этом фактическая масса тары может оказаться больше массы тары по маркировке вследствие впитывания товара в тару.

Разницу между фактической массой тары и массой ее по маркировке называют завесом тары. Наличие завеса тары означает, что товара продано меньше, чем оприходовано. Поскольку это произошло по объективным причинам, сумма завеса тары должна быть списана с материально ответственных лиц как излишне оприходованный товар.

Пример. В магазин поступила бочка растительного масла массой брутто 120 кг. Масса тары по маркировке – 20 кг. Масло оприходовано чистой массой в количестве 100 кг (120-20). После продажи товара бочка была взвешена, и ее масса составила 22 кг. следовательно, фактически было продано 98 кг. Завес тары составил 2 кг, и он должен быть списан с МОЛ как излишне оприходованный товар.

Завес тары оформляют актом по форме № ТОРГ-6. при этом на таре делают отметку краской или химическим карандашом с указанием даты и номера акта, что позволяет предотвратить повторное актирование одной и той же тары.

Для усиления контроля за выявлением завеса тары все товары, по которым может быть завес, регистрируют в журнале по форме № ТОРГ-7 с указанием наименования поставщика и товара, даты и номера документа, числа, месяца, массы товара по документу поставщика (отдельно брутто, нетто и тары). В дальнейшем на основании актов о завесе тары в этом регистре записывают фактическую массу тары и величину завеса. Порядок списания завеса тары зависит от условий договора с поставщиком. При списании завеса за счет поставщика ему направляют претензионное письмо вместе с экземпляром акта о завесе тары.

Если предъявить претензию поставщику невозможно, потери товаров от завеса тары относят на виновных лиц. Лишь в исключительных случаях потери от завеса тары могут быть списаны за счет торговой организации.

По некоторым товарам поставщики могут предоставлять магазинам специальную скидку на завес тары.

Потери товаров вследствие боя, лома, порчи. Порчу, бой и лом товаров оформляют актом по форме № ТОРГ-15, в котором указывают наименование, артикул, сорт, цену, кол-во и стоимость товаров, причину и виновников потерь, возможности использования товаров или уничтожение. Сдачу товаров в утиль, переработку или откормочным организациям оформляют товарно-транспортной накладной. Уничтожают испорченные товары в присутствии комиссии, составившей акт, во избежание повторного представления товаров для актирования и списания.

Акт о порче, бое, ломе товаров передают в бухгалтерию, где проверяют правильность его составления, после чего передают на утверждение руководителю организации, который решает, за чей счет списать потери товаров.

Поскольку порча, бой, лом товаров являются, как правило, следствием бесхозяйственности, потери следует взыскивать с виновных лиц. Лишь в исключительных случаях ( когда конкретных виновных лиц установить невозможно или суд отказал во взыскании с них сумм недостач товаров) потери списывают за счет организации.