Учет товарно-материальных ценностей на складе и отчетность материально ответственных лиц по операциям с товарно-материальными ценностями

Учет товарно-материальных ценностей ведет заведующий складом или другой работник (МОЛ). Такой учет может быть организован по-разному в зависимости от способа хранения ценностей (партионный или сортовой).

При партионном способе каждая партия ценностей хранится отдельно. Под партией понимается кол-во ценностей, поступивших одновременно по одному транспортному документу. При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный материал (товар) определенного сорта присоединяют к ранее поступившему материалу (товару) того же наименования и сорта, т.е. ценности хранят по сортам.

При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товарно-материальных ценностей, как правило, только в натуральном измерении на основании приходных и расходных документов. Однако можно учитывать движение ценностей в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При партионном способе хранения на каждую партию ценностей МОЛ выписывает партионную карту (ф. №МХ-10) в двух экземплярах, где указываются наименование, артикул, сорт, цена и кол-во (масса) ценностей. Партионные карты регистрируют в специальных книгах. Порядковый номер регистрации в такой книге является номером данной партии. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета, второй – передают в бухгалтерию. По мере отпуска МОЛ указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и кол-во (массу) отпущенного материала. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

После полного выбытия данной партии партионную карту передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, а сверх норм естественной убыли взыскивают с МОЛ. Излишки ценностей, выявленные при проверке, приходуют.

Партионный учет, обеспечивая выявление недостач или излишек сразу после отпуска каждой партии, способствует усилению контроля за сохранностью ценностей. Вместе с тем партионный способ хранения и учета имеет недостатки. Менее рационально используется складская площадь и емкость хранилищ, ухудшается возможность оперативного управления запасами ценностей, поскольку затрудняется получение информации о наличии тех или иных ценностей из-за того, что они могут храниться в нескольких местах, а следовательно, остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах.

При сортовом способе хранения материально ответственное лицо ведет учет в товарных книгах сортового учета или на карточках формы № М-17. на каждое наименование и сорт ценностей открывается одна или несколько страниц в книге или отдельная карточка. Для сокращения числа аналитических счетов ценности различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной странице или карточке. В заголовке страницы книги (карточки) указывают наименование, артикул и т.д. в остальной части страницы (карточки) отражают приход, расход и остатки ценностей.

Записи в товарные книги (карточки) делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения записей -  на основании итогов предварительно составленных накопительных документов.

Работники бухгалтерии обязаны систематически (но не реже одного раза в декаду) осуществлять непосредственно на складах в присутствии МОЛ проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности заполнения книги учета (карточки), произведенных МОЛ. Проверку записей операций и выведенных остатков работник бухгалтерии подтверждает своей подписью в карточках (книгах).

В организациях, располагающих вычислительной техникой, учет ТМЦ осуществляется автоматически на основании введенной в компьютер информации. МОЛ может в любой момент получить необходимую информацию о приходе, расходе, остатках любого вида ТМЦ.

Важнейшим элементом обеспечения сохранности ценностей и материальной ответственности за них является составление МОЛ отчетности о наличии и движении ТМЦ. На основании первичных документов, которыми оформлялись поступление и выбытие ТМЦ, на складе МОЛ периодически составляют отчетность и сдают ее в бухгалтерию. Администрация организации использует эту отчетность для контроля за действиями МОЛ и управления ТМЦ.

Сроки представления отчетности устанавливает администрация организации.

Приемка-сдача первичных документов по операциям с основными средствами, материалами, малоценными и быстроизнашивающимися предметами оформляется, как правило, составлением и сдачей в бухгалтерию формы №М-13 с указанием в ней наименований, количества и номеров сдаваемых документов. Сданные документы в бухгалтерию проверяются и обрабатываются.

В организациях торговли наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров является товарный отчет ф. № ТОРГ-29.

В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, структурного подразделения, ФИО МОЛ, дата составления, номер отчета, период, за который составляется отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала и до конца года. Составляется товарный отчет в стоимостном выражении. Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса.

О_н + П = Р + О_к

где

Он – остаток товаров на начало отчетного периода,

П – приход товаров за отчетный период,

Р – расход товаров за отчетный период,

Ок – остаток товаров на конец отчетного периода

Остаток товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи (если отчет составляют впервые после проведения инвентаризации).

В приходной части отчета каждый приходный документ записывают отдельно и подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за данный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. При этом выделяют: источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров.

В расходной части отчета также отдельно записывают каждый расходный документ и подсчитывают общую сумму израсходованных товаров за отчетный период. Затем определяют остаток товаров на конец периода (+) приход, (-) расход. Таким же образом в товарном отчете отражаются остатки и движение тары.

Для удобства обработки документы в отчетах следует записывать в определенной последовательности. Внутри каждого вида прихода и расхода документы надо располагать в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает МОЛ, а при бригадной материальной ответственности – бригадир или его заместитель и один из членов бригады поочередно.

Товарный отчет составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр скрепляют с оправдательными первичными документами. МОЛ должны сдавать отчеты в бухгалтерию в строгом соответствии с графиком. В графике указывается время, когда отчет должен быть сдан. Это, как правило, с 9 до 12 часов дня, следующего за отчетным периодом.

Принимая отчет, бухгалтер в присутствии МОЛ проверяет, все ли указанные в нем документы приложены, соответствуют ли их даты отчетному периоду, правильно ли оформлены документы,  а так же сам отчет. Бухгалтер расписывается в обоих экземплярах в приемке отчета и указывает дату. Первый экземпляр отчета вместе с документами остается в бухгалтерии, а второй передается МОЛ. Затем каждый документ проверяют с точки зрения законности совершенных операций, правильности цен и т.д.

Если среди первичных документов, приложенных к отчету, бухгалтер обнаружит документ, которым оформлен факт хозяйственной жизни, с его точки зрения, не совместимый с законом, он должен потребовать письменное объяснение у МОЛ. Если бухгалтер сочтет это объяснение неудовлетворительным, то он должен сообщить об этом руководству.

Правильность начального остатка в товарном отчете устанавливается путем сличения данного отчета с конечным остатком предыдущего отчета, который считается правильным.

Правильность цен должна быть заверена экономистом по ценам или же устанавливается бухгалтером по договорам поставки.

Правильность таксировки выверяют путем умножения кол-ва товара каждого наименования на его цену. В результате устанавливается стоимость товаров данного наименования, которая должна совпадать с величиной, указанной в первичном документе.

Если при проверке цен, таксировки и подсчетов будут выявлены ошибки, их исправляют корректурным способом. Об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность МОЛ, которое своей подписью в конце отчета должно удостоверить правильность внесенных изменений и нового остатка товаров.

При проверке отчетов следует обращать особое внимание на своевременность и полноту оприходования товаров, а также на правильность списания их в расход. При несвоевременном или неполном оприходовании товаров сумма прихода, а следовательно, и остаток товаров на конец периода, указанные в отчете, искусственно уменьшаются. величина товарного остатка может также искусственно увеличиваться при несвоевременном списании товара в расход. Все это в ряде случаев позволяет МОЛ временно скрыть недостачу или излишек товаров.

Решающее значение при проверке товарных отчетов имеет встречная сверка документов. Именно это позволяет установить своевременность и полноту оприходования и списания товаров.

При проверке отчетов необходимо выделить три основных вида встречной сверки:

1.                           в организациях розничной торговли при учете товаров по продажным ценам указанную в отчете сумму товаров, реализованных за наличный расчет, сверяют с суммой выручки по кассовому отчету. Благодаря этому бухгалтер контролирует, с одной стороны, правильность списания реализованных товаров МОЛ, с другой – правильность оприходования кассиром выручки за этот товар.

2.                           при перемещении товаров внутри организации следует взаимно сверять документы товарных единиц, отпустивших товары, с документами торговых единиц, их получивших, это дает возможность бухгалтеру контролировать правильность оприходования товаров МОЛ и их списания другим.

3.                           товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, сопоставляют с экземпляром расчетного документа на эту же партию товара, поступившего через банк или кассу, это позволяет установить полноту и своевременность оприходования товаров.

Проверив товарный отчет, бухгалтер ставит на нем дату проверки и расписывается.

Товарные отчеты используют не только для контроля за движением ценностей, но и для наблюдения за состоянием товарных запасов. Наблюдение осуществляется путем сопоставления фактических остатков товаров с нормативом, который приводится в отчете. При выявлении случаев значительного отклонения фактических товарных запасов от норматива принимаются меры к оптимизации остатков товаров.

На некоторых складах составляют товарные отчеты, в которых остатки, приход и расход товаров отражаются не только по сумме, но и по количеству. На базах и складах с небольшим ассортиментом в товарных отчетах остатки, приход и расход указывают не только в целом, но и по каждому наименованию товаров. Все это позволяет усилить контроль за сохранностью ценностей и иметь информацию об остатках отдельных товаров.

На складах в ряде случаев с разрешения руководителей организации вместо товарного отчета материально ответственные лица могут составлять сопроводительные реестры ф. № ТОРГ-31.

В реестре указывают только наименования документов, их число и номера.

Сданные по реестру документы в бухгалтерии проверяются и соответствующим образом обрабатываются. Реестры  составляют так же, как и товарные – отчеты, в двух экземплярах, первый вместе с документам и в бухгалтерии, второй с подписью бухгалтера о приемке реестра возвращается МОЛ.

Применение данной формы отчетности о наличии и движении товаров по сравнению с товарным отчетом менее предпочтительно, поскольку остатки, приход и расход товаров в сопроводительном реестре не указывают. Это ослабляет контроль за сохранностью ценностей и усложняет управление товарными запасами.