ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее  производится приказом директора предприятия по представлению ____________

4. Заведующий архивом должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.

4.4. Структуру предприятия.

4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.

4.6. Основы организации производства, труда и управления.

4.7. Законодательство о труде.

4.8. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.9. Правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

5.1. Положением об архиве предприятия.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

7. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

 Заведующий архивом:

 1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

 2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

 3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

 4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

 5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

 6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

 7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

 8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

 9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

 10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

 11. Составляет установленную отчетность.

 12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .

 13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

 14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

 15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

 16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права

 Заведующий архивом вправе:

 1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

 2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

 3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

 4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

 5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

 5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

 5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

 6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

 7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

 Заведующий архивом несет ответственность:

 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

 2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

 3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.