ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ-СТЕНОГРАФИСТКИ

I. Общие положения

1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение от нее производится приказом

директор предприятия по представлению

4. Секретарь-стенографистка должна знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции, другие руководящие и нормативные по ведению делопроизводства.

4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.3. Стенографию.

4.4. Машинопись.

4.5. Правила орфографии и пунктуации.

4.6. Порядок расположения материала при печатании различных документов.

4.7. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.8. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств.

4.9. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.10. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.11. Основы организации труда.

4.12. Основы законодательства о труде.

4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. На время отсутствия секретаря-стенографистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь-стенографистка:

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.

5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.

8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

10. Осуществляет делопроизводство.

11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

13. Принимает документы на подпись руководителю.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь-стенографистка имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь-стенографистка несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.