ПРИЁМКА ТОВАРОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ НА СКЛАДЕ

Куканова Анастасия Геннадьевна

Организация работ по приемке товаров на склад – первый этап технологического процесса складской переработки товаров.

Приемка товаров – это установление фактического количества, качества и комплектности товаров, а также определение отклонений и вызвавших их причин.

Структура и характер операций по приемке на склад зависят от:

- способа доставки (железной дорогой, водным, воздушным или автомобильным транспортом поставщика или покупателя);

- места приемки (на складе поставщика или покупателя);

- характера приемки (по количеству или по качеству);

- вида поставки (в таре или без тары) и др.

Общие виды работ, осуществляемых при выполнении этой операции:

- подготовительные мероприятия по приемке товаров;

- проверка целостности упаковки;

- разгрузка;

- перемещение в зону приемки;

- распаковка;

- приемка товаров по количеству;

- приемка товаров по качеству;

- определение мест хранения.

Подготовительные мероприятия по приемке товаров предполагают: установление мест разгрузки транспортных средств и мест хранения поступающих товаров; определение необходимого количества работников и оборудования, а также подготовку приемо-сдаточной документации.

Приемка начинается с тщательного наружного осмотра груза. При поступлении груза в неисправном вагоне или контейнере либо с нарушенной пломбой необходимо провести сплошную проверку количества и качества товаров и составить коммерческий акт, который является основой для предъявления претензий поставщикам или транспортным органам.

Непосредственной приемке предшествует разгрузка, проводимая с соблюдением установленных правил погрузочно-разгрузочных работ.

Распаковка товаров преследует двойную цель: упорядочение складирования товаров и сокращение времени выполнения заказов потребителей.

Доставляемые в зону приемки товары принимаются по количеству и по качеству.

Приемка товаров по количеству – это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполнение следующих операций:

- отбор тарных мест для вскрытия;

- вскрытие тары;

- подсчет количества единиц (взвешивание товаров);

- сверка с сопроводительными документами.

Приемка товаров по количеству осуществляется, как правило, путем сплошного подсчета единиц, меры и массы товара в данной партии (за исключением товаров в фабричной упаковке), однако допускается и выборочная проверка количества товаров.

При проведении приемки товаров по количеству проверяется соответствие фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и расчетных документах.

При отсутствии сопроводительных и расчетных документов приемка товаров на складе производится по данным маркировки и внутренним упаковочным листам, а при их отсутствии – по фактическому наличию товаров.

Приемка товаров по качеству – это определение достоинства товаров (т.е. их качества), комплектности (т.е. наличия всех предметов, входящих в данный комплект) и маркировки.

Приемка товаров по качеству предусматривает выполнение следующих операций:

- перемещение товаров к рабочему месту товароведов-бракеров;

- вскрытие тары;

- непосредственная проверка качества и его соответствия условиям договора.

Сроки приемки товаров по качеству нормируются договорами поставки, ГОСТами и техническими условиями. Во всех остальных случаях приемка по качеству осуществляется в следующие сроки: на скоропортящиеся товары – не позже 24 часов с момента поступления; по остальным товарам не позднее 10 дней при одногородних и не позднее 20 дней при иногородних поставках.

Как правило, проводится сплошная проверка качества и комплектности товаров. Однако допускается и выборочная проверка, если это предусмотрено условиями договора.

Во всех случаях приемку товаров осуществляют лица, на которых возлагается материальная ответственность за поступившие ценности, т.е. материально ответственные лица.

После завершения приемки каждый товар получает определенное место на складе. При выборе места хранения товаров учитываются их количество и периодичность поступления.

Документальное оформление поступления товаров на склад

Поступление товаров на склад и их приемка регламентируются Гражданским кодексом РФ; Положением о поставках товаров народного потребления; Инструкцией «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству»; Инструкцией «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству»; договорными обязательствами поставщиков и покупателей; правилами перевозки грузов различными видами транспорта и другими нормативными актами.

Основными документами, регламентирующими отношения, связанные с поставками товаров, являются договора (договор поставки, купли-продажи, принятия товаров на комиссию и другие). В них оговариваются порядок и условия поставки товаров.

Отпуск (отгрузка) товаров от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами: накладными, железнодорожными накладными, товарно-транспортными накладными, счетом и другими.

Если товар поступил на предприятие без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается комиссией и оформляется приемным актом.

Одним из основных товаросопроводительных документов является накладная (форма № 61 и М-15).

При перевозке товаров автомобильным транспортом применяется товарно-транспортная накладная (ф. 1-Т).

При поступлении товара железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. При этом могут использоваться специализированные по товарным группам формы накладных (на перевозку одежды).

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется накладная на перевозку груза в универсальном контейнере.

Счет-фактура является для покупателя товара приходным товарным документом и одновременно выступает основанием для оплаты поступившего товара. В счете-фактуре отдельной строкой должна быть выделена сумма налога на добавленную стоимость.

Для оплаты поступивших товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара одновременно с накладной либо в случае предоплаты.

В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной или счету могут быть приложены документы, подтверждающие массу товаров (карты, упаковочные ярлыки и т.п.) или их качество (сертификаты, спецификации, качественные удостоверения, справки о результатах лабораторных анализов и т.п.).

Для получения товара покупатель оформляет доверенность (форма № М-2, М-2а).

Применение этих доверенностей практически одинаковое, разница состоит лишь в том, что ф. М-2 учитывается по корешку доверенности, а ф. М-2а учитывается в книге доверенностей.

После получения товара в бухгалтерию представляются документы, подтверждающие получение товаров, и книге учета доверенностей проставляются номера и даты сопроводительных документов.

Оформление доверенности производится в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности.

Приемка товара сопровождается составлением материально ответственным лицом накладной на фактически принимаемый товар.

Приемка товаров по количеству и качеству, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с инструкциями «О порядке приемки товаров народного потребления по количеству», «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

Если товар находится в не нарушенной таре, то приемка ведется по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товара в таре не производилась, то делается отметка об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют указанному в товаросопроводительных документах, то на документы накладывается штамп предприятия-покупателя и ставится подпись материально ответственного лица, которая должна быть заверена круглой печатью предприятия.

В случаях, когда при приемке товаров установлены расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов поставщика, оформляется «Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей».

В случае обнаружения недостачи сверх норм естественной убыли и боя при транспортировании или пересортицы товаров, а также при отсутствии сопроводительных документов, подтверждающих количество и качество товаров, необходимо:

- при иногородней поставке, если груз не сопровождается представителем поставщика, вызвать представителя отправителя (поставщика) в сроки, предусмотренные договором;

- при одногородней поставке вызвать в установленные сроки представителя отправителя (поставщика) для участия в приемке-сдаче товаров и составления двухстороннего акта.

Прием импортных товаров по количеству и качеству производится комиссией с участием представителей бюро товарных экспертиз или торгово-промышленной палаты. Там, где это не представляется возможным, товар принимается с участием представителей других не заинтересованных организаций, которые должны иметь доверенность на право участия в приеме товаров. Если при приемке импортных товаров установлено их ненадлежащее качество, некомплектность и недостача, то составляется «Акт об установлении расхождений в количестве при приемке импортных товаров». Он оформляется по каждой иностранной фирме и наряду-заказу на товары, поступившие в фабричной упаковке инофирмы, в пяти экземплярах (два экземпляра –  для расчетов с российскими организациями и три экземпляра – для предъявления претензий инофирме).

При приемке товаров необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар, подтверждающий качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителей.

К товарам, подлежащим обязательной сертификации, относятся продовольственные товары, парфюмерия и косметические средства, пеномоющие средства, шампуни, а также ясельная и детская одежда, товары народного потребления, имеющие контакт с незащищенными частями тела человека и т.д.

Все первичные товарные и денежные документы являются бланками строгой отчетности, т.е. подлежат обязательному учету в бухгалтерии предприятия. Они должны выдаваться, в случае необходимости, только под расписку.

Все приходные документы учитываются в журнале «Журнал поступления товаров», который ведется коммерческой службой или бухгалтерией предприятия.

Записи в документах производятся авторучкой или на пишущей машинке.

В документах помарки, подчистки и т.п. не допускаются.

Хранение товаров на складе

Хранение – это одна из важнейших операций технологического процесса на складе, заключающаяся в обеспечении условий для сохранности потребительских свойств товаров. Процесс хранения начинается после приемки и перемещения товаров на склад.

Запасы товаров, хранящихся на складах, призваны обеспечить непрерывность и ритмичность их движения в сферу потребления.

Однако хранение и содержание запасов на складах требует значительных финансовых затрат. В связи с тем, что денежные средства, вложенные в товары, высвобождаются только при условии их продажи и при расчете с покупателем, время хранения товара на складе должно быть сокращено до минимума.

Целесообразность пребывания товаров на складе определяется потребительским спросом на них, а количество – возможностями поставщиков обеспечить их ритмичную поставку.

Хранение товаров на складе предполагает выполнение следующих операций:

- организация складского пространства;

- размещение товаров;

- создание необходимых условий хранения и охраны товаров;

- организация учета товаров;

- движение и перемещение товаров

- обеспечение возможности использования подъемно-транспортного оборудования.

Для обеспечения сохранности товаров важное значение имеет разработка рациональной схемы размещения товаров, которая предусматривает закрепление за товарами различных групп, подгрупп и наименований постоянных мест хранения.

На составление схемы размещения и выбор оборудования для хранения преобладающее влияние оказывает специфика хранимых товаров.

Способы складирования

Вид складирования предполагает выбор технологического оборудования, на котором складируется груз, и форму размещения его в пространстве складского помещения. На выбор оказывают влияние: складская площадь, высота склада, используемый товароноситель, объемы партий поставки, свободный доступ к товару, условия хранения товара, широта ассортимента товара, простота обслуживания и капитальные затраты.

Правильное размещение и укладка товаров на складе – непременное условие рациональной организации внутрискладского технологического процесса. При большом ассортименте товаров, хранящихся на складах, это позволяет создать надлежащие условия и режим хранения; сократить потери; повысить эффективность использования складских площадей; быстро отыскать нужный товар, вести точный учет его наличия, поступления, расхода; обеспечивает сохранность качества товаров.

На складах применяют два основных способа складирования:

- напольный;

- стеллажный.

Напольный вид хранения является простейшей системой размещения грузов. Основным способом укладки при этом является штабель – укладка грузовых пакетов или товарных упаковок друг на друга.

Штабельная укладка целесообразна для хранения больших партий однородных товаров. Для обеспечения свободной циркуляции воздуха штабель укладывают на поддоне. Между штабелями и потолком оставляют свободное пространство.

Высота штабеля определяется характером товара, видом тары, высотой складского помещения, предельной нагрузкой на 1 кв. м площади пола, степенью механизации труда на складах.

Штабель должен быть вполне устойчивым. Неустойчивый штабель может разрушиться, испортить тару, вызвать россыпь, повреждение товара и даже послужить причиной несчастного случая. Устойчивость штабеля достигается правильными способами его укладки:

- прямая укладка;

- в перекрестную клетку;

- в обратную клетку.

Прямая укладка применяется для грузов, затаренных в ящики одинакового размера. Расположение каждого верхнего предмета в плане совпадает с расположение нижележащего предмета.

Укладка в перекрестную клетку  применятся для ящиков различных размеров, в частности для длинномерных грузовых мест. Грузы верхнего ряда укладывают поперек грузов нижнего ряда.

В  обратную  клетку, как правило, укладывают товары, затаренные в мешки. Этот способ состоит в том, что каждый следующий ряд мешков кладут на предыдущий в обратном порядке.

Стеллажный способ хранение и укладки грузов обеспечивает максимальные удобства для проведения складских операций, создает хорошие условия для повседневного оперативного учета товаров и наиболее рационального использования емкости складского помещения.

Выделяют следующие основные виды  стеллажного складирования:

- складирование в полочных стеллажах до 6 м;

- складирование в полочных высотных стеллажах;

- складирование в проходных (въездных) стеллажах;

- складирование в передвижных стеллажах;

- складирование в элеваторных стеллажах и т.д.

В качестве преимуществ различных способов складирования рассматриваются:

- высокая степень используемой площади и объема;

- свободный доступ к товару;

- обеспечение контроля структурных изменений запасов;

- возможность высотного складирования;

- легкость обслуживания;

- возможность автоматизированного управления;

- выполнение принципа ФИФО (груз «первым пришел – первым ушел»);

- низкие капиталовложения и строительные затраты;

- низкие эксплуатационные расходы и затраты на техническое обслуживание.

Оборудование по обслуживанию склада

Эффективность работы любого склада зависит от степени оснащения и применения технологического оборудования в складском процессе.

Для обслуживания складов используют различные виды подъемно-транспортных машин и механизмов. Выбор их зависит от характеристик самих технических средств и общей направленности технической оснащенности склада. При этом высокий уровень механизации и автоматизации складских работ, а значит, использование высокопроизводительных технических средств целесообразны на крупных складах с большой складской площадью и устойчивым однородным материальны потоком. На складах, задействованных на снабжении различных розничных предприятий, могут использоваться и средства малой механизации

Применяемое на складе оборудование разделяется на следующие основные группы:

- оборудование для погрузочно-разгрузочных работ (рампы-площадки, эстакады, пандусы, мостки, погрузчики, конвейеры, краны и пр.);

- оборудование для внутрискладской транспортировки и обработки товаров (сборно-разборные стеллажи различного назначения, штабеляторы, ручные и напольные тележки);

- оборудование для автоматизации учетных операций;

- автоматизированные системы управления.

Режим хранения

Гарантом сохранности качества товаров и сокращения товарных потерь является соблюдение режима хранения, от которого зависит схема размещения товаров на складе и установление товарного соседства.

Основными показателями, характеризующими режим хранения товаров, являются температура воздуха и относительная влажность воздуха, санитарно-гигиенические условия, освещенность, вентиляция помещений. Большое значение имеет правильное размещение и укладка товаров, соблюдение правил товарного соседства.

Температура воздуха оказывает существенное влияние на сохранность товаров. Большую часть из них необходимо хранить при низких температурах в охлажденных кладовых, холодных шкафах, холодильных шкафах и камерах.

Отрицательное  воздействие на товары оказывают также ее резкие перепады. Несоблюдение температурного режима ускоряет физико-химические процессы, способствует конденсации влаги на поверхности товаров, сокращает срок реализации.

Относительная влажность воздуха, как и температура, имеет большое значение для хранения. Относительная влажность воздуха – это отношение количества водяных паров, находящихся в воздухе, к тому их количеству, которое полностью насыщало бы воздух при той же температуре. Измеряется она тихрометром и выражается в процентах.

На качество большей части товаров высокая относительная влажность воздуха оказывает отрицательное влияние. Развиваются плесень и другие микроорганизмы.

Вместе с тем необходимо обеспечивать и вентиляцию помещений, которая может быть естественной и принудительной. Вентиляция и циркуляция воздуха необходимы для поддержания оптимальной температуры и влажности воздуха, удаления паров и газов. При хранении товаров большое значение имеет правильное их размещение и укладка. При этом необходимо максимально использовать площадь и емкость кладовых, соблюдать правило товарного соседства, сроки реализации. Товары размещают по группам, видам, сортам в специальных помещениях в зависимости от режима хранения. Товары в таре (бочках, ящиках, мешках) укладывают на подтоварники, применяя при этом различные форы укладки: прямую, перекрестную и обратную. Кондитерские, бакалейные изделия, сыры хранят на стеллажах. Хлеб, фрукты, овощи – в контейнерах. Окорока, колбасные изделия подвешивают.

Стеллажи и штабеля располагают на расстоянии 50-70 см. от стен и не менее одного метра от отопительных приборов и канализационных труб. Высота укладки зависит от вида и прочности тары, характера товаров, степени механизации труда и должна соответствовать правилам и нормам техники безопасности.

Не допускается хранение товаров, которые в силу своих свойств оказывают отрицательное влияние друг на друга. Например, нельзя хранить вместе продукты, легко воспринимающие запахи (сливочное масло, кондитерские изделия, муку) и остро пахнущие (сыры, копчености, сельди). Или товары, богатые влагой (овощи, фрукты) с сухими гигроскопичными (соль, сахар).

Необходимым условием хранения всех товаров является строгое соблюдение санитарного режима. Помещения должны быть чистыми, без постороннего запаха, постоянно проветриваться, необходимо регулярно проводить дезинфекции, вести борьбу с грызунами и насекомыми. При хранении важно соблюдать и сроки реализации, которые установлены стандартами, ТУ, правилами розничной торговли отдельными товарами.

На складе должен быть обеспечен постоянный контроль за поддержанием оптимальных температуры и влажности воздуха.

Товарные потери

При складской обработке товаров неизбежно возникают товарные потери, которые делят на нормируемые, ненормируемые и отходы.

К нормируемым потерям относятся естественная убыль, которая возникает в силу физико-химических свойств товаров (усушка, утруска, утечка, выветривание, распыление, раскрошка и т.д.). Нормы естественной убыли устанавливаются на продовольственные товары, за исключением штучных фасованных изделий, зависят от времени года, климатической зоны и вида тары.

Естественная убыль выражается в процентах к массе нетто фактически проданных товаров. Нормы естественной убыли применяют при недостаче, выявленной при инвентаризации. Размер естественной убыли определяется умножением количества товаров на установленную норму. Если недостача товаров больше величины естественной убыли, то ее списывают за счет материально-ответственных лиц.

Для товаров в стеклянной таре установлены нормы на бой при транспортировке, хранении и продаже. Эти потери списываются по акту за счет издержек обращения.

Установлены нормы и на завес тары из-под влажной продукции. Завес тары определяется как разница между фактической массой тары после освобождения ее от товара и массой, указанной на трафарете.

Порядок составления акта на завес тары определен «Инструкцией о порядке приемки товаров народного потребления по количеству». Нормы на завес тары установлены в процентах к массе нетто и зависят от вида товара и тары.

В магазинах самообслуживания нормируются потери, связанные с особенностями продажи товаров при самостоятельном отборе их покупателями.

Списание этих потерь производится во время инвентаризации после учета естественной убыли по установленным нормам.

Нормируемые потери возникают в результате в результате неправильного хранения, порчи, боя, лома товаров. Во всех случаях потери оформляются актом, установленной формы с указанием причин и лиц, по вене которых они произошли. Товары, списанные по акту, подлежат уничтожению, передаче на промышленную переработку или на корм скоту с разрешения санитарного врача.

Ненормируемые потери, возникают в результате стихийных бедствий, технических аварий и несчастных случаев и могут быть списаны по акту за счет издержек обращения торговой организации.

Отходы возникают при подготовке к продаже или продаже отдельных продовольственных товаров. Они делятся на ликвидные и неликвидные.

К ликвидным относятся кости и кожа вареных окороков, голова. Их продают по ценам установленным прейскурантом.

Неликвидные отходы (вязки колбасных изделий, плавники ценных пород рыб) продаже не подлежат. На ликвидные и неликвидные отходы установлены нормы, которые необходимо соблюдать.

назад