ВВЕДЕНИЕ В СИСТЕМНОЕ МЫШЛЕНИЕ

                       Шарапов Анатолий Витальевич

«Целое – это больше, чем сумма составляющих» – неплохое начало для понимания систем. Машина – это больше, чем сумма деталей. Футбольную команду можно рассматривать как нечто большее, чем собрание отдельных игроков, а семью – не просто как группу людей, носящих одинаковую фамилию.

Каждый из приведенных примеров – машина, футбольная команда, семья – можно рассматривать как систему. Когда менеджер говорит или читает о системе, у него возникает представление о совокупности отдельных частей, каким-то образом объединенных для некоторой цели.

Существуют разные системы, такие как местная больница (система помощи больным и пострадавшим) или ее часть – система питания в больнице для обеспечения едой пациентов и персонала. Но идея системы не ограничивается материальными компонентами: людьми, оборудованием, зданиями – тем, что составляет часть самых разных систем. Системы содержат также и нематериальные составляющие, такие как идеи, оценка ценности, установки и нормы. Эти нематериальные компоненты – важные факторы системы.

Мы знаем, что в семьях существуют установки и модели поведения, которые управляют поведением внутри и вне семьи. В футбольных командах и клубах существуют мощные связи, основанные на установках, приверженности, привязанности, и они проявляются в поведении и даже в выборе командой цветов клуба. В этой системе есть жесткие элементы – игровое поле, места для сидения, игроки, официальные и поддерживающие лица, но есть и нематериальные элементы, такие как желания и страхи, история и песни, репутация.

У каждой системы есть граница. Она определяет, что входит в систему, а что остается вне системы. Каждый элемент системы связан со всеми остальными элементами, испытывает их влияние и влияет на поведение системы. Все члены семейной системы связаны с другими членами системы (как люди, так и неосязаемые элементы), подвержены их влиянию и влияют на них. Фотоаппарат, нацеленный на семью, может запечатлеть материальные, но не может уловить нематериальные элементы системы.

На семейной фотографии есть бабушки и дедушки, дети и родители. Внутри семейной системы можно увидеть множество более мелких систем. Это тоже системы, но они являются частью большой семейной системы. Таким образом, мы приходим к понятию подсистем в рамках системы.

Пять ключевых характеристик системы

«Системное мышление» позволит Вам анализировать и прояснять сложные вопросы. Это – цельный (или холистический) взгляд на ситуацию.

При обдумывании «системы» помните о следующих пяти моментах.

1. В системе все взаимосвязано

Элементы системы взаимосвязаны. Сотрудники отдела или члены команды добровольцев составляют систему. Между ними существуют связи. Система может включать в себя людей, материальные элементы и даже такие нематериальные элементы, как идеи или общие установки. Понятие «система» подчеркивает взаимосвязь элементов.

2. Система что-то делает

Система определяется тем, что она производит. У каждой системы есть определенные выходы. Как Вы знаете, выходы могут быть материальные и нематериальные, измеримые и неизмеримые. Если подумать о больнице, как о системе, тогда выходы будут включать в себя как измеримые улучшения состояния здоровья, так и неизмеримые улучшения самочувствия людей. Каждый существенный элемент системы участвует в создании определенного выхода.

3. У системы есть граница и внешнее окружение

Граница системы окружает элементы, составляющие систему. Граница системы отделяет элементы, составляющие систему и взаимодействующие друг с другом, от элементов внешней среды. Элементы вне границы системы составляют окружающую среду, в которой система функционирует. Элементы окружающей среды влияют на систему, но обратное влияние отсутствует.

4. Систему определяют ваши интересы

От того, что Вас интересует, зависит, что войдет в систему, а что останется за ее пределами. В больнице система предоставления помощи жертвам несчастных случаев может включать в себя консультации, если Вы считаете, что это важно. Ваша система может отличаться от чьей-то другой, если тот не видит необходимости в консультациях. Более того, можно представить больницу в виде двух или более разных систем. Разные способы представления будут отражать различные точки зрения и разное понимание.

5. Системы и подсистемы

Внутри системы может быть одна подсистема или более. «Наша больница», например, может включать в себя «подсистему питания» (материальная подсистема) и «ценности и стандарты, регулирующие медицинскую практику в больнице» (нематериальная подсистема).

Системная карта

Составление системной карты похоже на составление карты города. Сначала мы определяем границу и проводим ее на бумаге. Граница отделяет то, что расположено в городе, от окрестностей. С системой мы поступаем точно так же. Мы рисуем границу системы со сглаженными углами, чтобы подчеркнуть неточность границы, отделяющей взаимодействующие элементы системы от элементов внешней среды, влияющих на систему.

Мы подходим к изображению карты избирательно. Сначала решаем, для чего нужна карта, выбираем подходящую шкалу и заносим на карту только то, что полезно для достижения цели.

Система определяется тем, что она делает, и на схеме показаны только те компоненты (подсистемы), которые участвуют в создании выходов.

Вне границ системы лежит окружающая среда. При изображении окружающей среды мы показываем все, что находится вне границ системы, но оказывает на нее влияние.

В реальной ситуации система может быть ограничена пределами Вашей команды, тогда внешним окружением будет Ваша организация. На Вашу систему могут влиять структура и культура организации, в которой Вы работаете. Следующим уровнем могут быть важные факторы внешней среды, такие как условия национальной экономики или политические и законодательные рамки.

Системная карта может оказаться чрезвычайно сложной, если Вы будете стараться внести в нее слишком много элементов. Помните о правиле 80:20 (закон Паретто) и показывайте только те 20% факторов, которые оказывают 80% влияния.

Некоторые важные замечания:

1.         Системная карта показывает границы системы и разные подсистемы внутри ее, а также может показывать важные факторы влияния вне границ системы, во внешнем окружении.

2.         Карта – это карта. На ней нет стрелок, обозначающих связи или влияние подсистем.

3.         Выбор масштаба и степени детализации системной карты зависит от цели. Если карта будет максимально простой, это поможет прояснить ситуацию.

4.         Убедитесь, что на карту нанесены ясные названия и обозначения. Все границы и подсистемы должны быть четко определены.

Меняя систему, мы должны нарисовать реальное состояние системы и желаемую новую систему. Для преобразования существующей системы в новую необходимо «системное вмешательство».

Модель: «контур управления»

«Контур управления» – способ наглядного представления процесса управления. Модель определяет основные элементы и  выражает цикличность этого процесса. Модель состоит из трех важных частей.

Во-первых, должен быть определен стандарт (на деятельность).

Во-вторых, должен быть способ измерения результатов работы.

В-третьих, результат работы сопоставляется со стандартом, и ответственный менеджер принимает решение о соответствующих действиях.

Применение модели контура управления

Для того чтобы управлять, ответственный менеджер должен уметь измерять и сравнивать результат выполнения работы со стандартом. Иногда это сделать легко, иногда – труднее. Но должен быть способ, с помощью которого ответственный менеджер мог бы оценить степень различия между стандартом и результатом работы.

После того как это различие определено и измерено, менеджер может предпринять соответствующие действия. Если различия нет, корректирующие действия не нужны. Тогда менеджер вознаграждает сотрудников за выполненную работу. Если же различие существует, менеджер либо осуществляет корректирующие действия, либо пересматривает стандарт. Можно идти и по двум направлениям.

Модель показывает характер «управленческого контроля». Менеджер должен уметь оценивать текущую деятельность. Для этого необходима основа для сравнения, стандарт и средства измерения. Менеджер также должен уметь и быть готовым к тому, чтобы предпринять действия для ликвидации значительного разрыва между выполнением работы и стандартом. Наконец, «контур управления» отражает непрерывность процесса управления.

Карта памяти

Тони Бузан предложил термин «карта памяти» для схематического способа представления идей, заметок, информации и т.д. в виде радиального дерева, иногда называемого также «паукообразной» схемой. Сейчас карты памяти используются достаточно широко. Их можно найти в Интернете.

Основные правила составления карты памяти:

1.         Возьмите лист бумаги (лучше взять большой лист) и напишите краткий заголовок – основную тему – в середине листа.

2.         Для каждой подтемы или блока материала нарисуйте отдельную ветвь от главной темы и дайте им заголовок.

3.         Каждая подтема или блок представляют собой дополнительную ветвь соответствующей главной ветви.

4.         Продолжайте процесс, переходя к все более мелким подтемам.

5.         Возможно, Вам захочется записать какое-либо понятие в более чем одном месте. Можно продублировать запись или поставить соответствующие двусторонние стрелки.

6.         Если Вы захотите обозначить взаимоотношения между отдельными понятиями на разных ветвях, используйте кодировку цветом, шрифтом и т.д.

7.         Карта памяти оживет, если Вы снабдите рисунками отдельные ветви или понятия.

Существует несколько компьютерных программ для составления карт памяти. С их помощью намного легче редактировать и переделывать карту. Есть программы, позволяющие вводить заметки и документы и т.п., связанные с заголовками (так чтобы их можно было использовать как архив); существуют программы, позволяющие конвертировать карту в текстовой формат и наоборот.

Однако у компьютерных программ для составления карт памяти есть и недостатки: небольшой экран, меньшая гибкость по сравнению с нарисованными от руки, например, в них сложно провести двусторонние стрелки.

                       

назад